Todos hemos tenido problemas con la administración del tiempo en el trabajo. Te despiertas esperanzado y optimista; no solo vas a cumplir con todos los plazos de entrega, sino también irás al gimnasio y prepararás una comida casera saludable.
Entonces, ocurren distintos contratiempos. Sales tarde, te topas con el tráfico y llegas a la oficina con mucha frustración. Cuando te sientas a terminar ese proyecto que has estado postergando durante semanas, te das cuenta de que tienes reuniones una tras otra hasta el mediodía; y sí, ya llegaste tarde a la primera. Finalmente, sales de la última reunión y comienzas a leer correos electrónicos cuando te avisan que el vicepresidente necesita verte. Tiene una solicitud urgente para ti. Te dice: “solo tardarás una hora”. Al final, fueron tres.
La buena noticia es que hay formas de recuperar esas horas perdidas del día que son aparentemente escurridizas. Se trata de la administración del tiempo personal: maneja tu tiempo en lugar de que el tiempo te maneje a ti.
Si vas a optimizar la administración de tu tiempo, primero debes averiguar en qué se va el tiempo. Intenta llevar una agenda con listado de actividades con precisión durante una semana mediante el seguimiento de tus actividades diarias. Este registro te ayudará a:
Determinar cuánto puedes lograr en un día.
Identificar qué te quita el tiempo.
Concentrarte en las actividades que proporcionen los mayores beneficios.
A medida que realices este registro del tiempo, quedará bastante claro cuánto tiempo dedicas a estar pensando, conversar y realizar actividades improductivas.
Tendrás una idea más precisa de cuánto tiempo te toman ciertos tipos de tareas (lo que será muy útil para poner en práctica una recomendación que te damos más adelante). Este ejercicio también puede ayudarte a determinar la hora del día en que eres más productivo: de esa manera, sabes cuándo trabajar en tus proyectos que requieren la mayor dedicación y creatividad.
Utiliza la matriz de tiempo y organiza tu agenda con la matriz de tiempo todas las noches o al cerrar tu día para cuando despierte sepas que tienes que hacer.
Comienza por eliminar las tareas que no deberías estar realizando en primer lugar. Luego, identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas primero; de esa manera, te asegurarás de terminar las más esenciales.
Evalúa tu lista de tareas pendientes y procura organizarla en función de su importancia en lugar de su urgencia. Las responsabilidades importantes son necesarias para tus objetivos, mientras que las urgentes requieren una atención inmediata y están relacionadas con los objetivos de otra persona. Tendemos a dejar que la urgencia domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que son la base de nuestros objetivos de negocio.
Para evitar esta trampa, aplica una de las recomendaciones de administración del tiempo en el trabajo que se encuentra en el libro de Stephen Covey Primero lo primero. En este, presenta la siguiente matriz de administración del tiempo, conocida como matriz de Eisenhower, como una herramienta de organización para priorizar tareas basadas en estas ideas de importancia y urgencia.
Este es un análisis más detallado de cada uno de estos cuadrantes:
Importantes y urgentes: estas tareas tienen fechas límite importantes con mucha urgencia; realízalas de inmediato.
Importantes, pero no urgentes: estos elementos son importantes, pero no requieren una acción inmediata y deben incluir la elaboración de estrategias de desarrollo a largo plazo. Esfuérzate por pasar la mayor parte del tiempo en este cuadrante.
Urgentes pero no importantes: estas tareas son urgentes pero no importantes. Minimízalas, delégalas o elimínalas porque no contribuyen a tu rendimiento. Generalmente, son distracciones que pueden deberse a la mala planificación de otras personas.
Urgentes y poco importantes: estas actividades tienen poco valor y deben eliminarse lo más posible.
Parte de la elaboración de tu cronograma debe incluir el establecimiento de límites de tiempo para las tareas en lugar de solo trabajar hasta que las termines. Las listas de pendientes son sumamente útiles, pero a veces puedes sentir que nunca terminas nada.
Si estás buscando establecer un ritmo constante en tu flujo de trabajo, la técnica Pomodoro puede ayudarte a realizar tu lista de tareas pendientes en periodos de 25 minutos, tomando descansos cortos entre cada periodo y un descanso más largo después de realizar cuatro. Esta técnica permite lograr un equilibrio con un enfoque estrecho con descansos frecuentes, lo que reduce la tensión mental y mantiene la motivación.
Cuando termines una tarea, tómate un momento para relajarte. Toma pequeños descansos para recargar energías, ya sea una caminata corta, un juego de que te agrade, algo de meditación, música etc.
Nunca aprenderás a administrar el tiempo en el trabajo si no aprendes a decir que no. Solo tú sabes realmente para qué tienes tiempo, así que, si necesitas rechazar algo que te pidan para concentrarte en tareas más importantes, no dudes en hacerlo.